Στην Lightform Digital Communication εργαζόμαστε απομακρυσμένα και αποδοτικά εδώ και 4 χρόνια.
Το κλειδί της επιτυχίας είναι η χρήση των σωστών εργαλείων οργάνωσης και συνεργασίας με σκοπό να υπάρχει απρόσκοπτη επικοινωνία αλλά και ενημέρωση ανάμεσα στα μέλη ενός οργανισμού, μικρού ή μεγάλου.
Δοκιμάσαμε πολλά εργαλεία που εστιάζουν στο collaboration και μετά από διεξοδική αναζήτηση καταλήξαμε στα εξής εργαλεία που θα βρείτε στο παρακάτω άρθρο.
Ελπίζω πως αν όχι όλα, σίγουρα κάποια από αυτά θα βοηθήσουν στην ομαλή λειτουργία της επιχείρησης σου, αυτή την δύσκολη περίοδο.
Ας δούμε λοιπόν ποια εργαλεία επιλέξαμε και πως μας βοηθάνε καθημερινά στο να λειτουργούμε ένα digital communication and advertising agency και όχι μόνο.
Slack
Το Slacκ αποτελεί μία online πλατφόρμα επικοινωνίας με κύριο σκοπό την γραπτή επικοινωνία. Οι δυνατότητες του ωστόσο δεν σταματούν εκεί. Επιπλέον προσφέρει:
- Δυνατότητα ταχύτατης αποστολής αρχείων
- Ενσωμάτωση υπηρεσιών όπως Google Drive, Docs, Sheets, Office 365 και άλλες 2000 εφαρμογές και web apps
- Δυνατότητα επικοινωνίας με βίντεο αλλά και με φωνή
- Εξαιρετικά εύχρηστες εφαρμογές για κινητά και tablet
- Άμεση και γρήγορη επικοινωνία
- Απλό στην χρήση
Zoom.Us
Η πλατφόρμα Zoom αποτελεί μία εξαιρετική επιλογή για online επικοινωνία τηλεδιασκέψεων. Είναι ιδανική για ενδοεταιρική επικοινωνία, επικοινωνία με πελάτες, Τηλεεκπαίδευση κλπ.
Έχει μερικά μοναδικά πλεονεκτήματα όπως:
- Άμεση επικοινωνία πραγματικού χρόνου χωρίς καθυστερήσεις ανεξάρτητα από την γεωγραφική απόσταση των συμμετέχοντων
- Εξαιρετική ποιότητα και σταθερότητα ακόμα και σε χαμηλές ταχύτητες internet
- Εργαλεία collaboration όπως live chat, διαμοιρασμός οθόνης, Whiteboard και πολλά άλλα
- Δυνατότητα καταγραφής της τηλεδιάσκεψης σε cloud server της Zoom για διαμοιρασμό
- Εξαιρετικές εφαρμογές για κινητά και Tablet
Το πλάνο των 15 ευρώ ανά μήνα δίνει την δυνατότητα συμμετοχής έως και 100 θεατών ταυτόχρονα σε κάθε meeting, και αποτελεί εξαιρετική value for money επιλογή για επιχειρήσεις που θέλουν να δουλεύουν και να επικοινωνούν απομακρισμένα, ή διαθέτουν υποκαταστήματα σε διαφορετικές γεωγραφικές τοποθεσίες.
Microsoft To Do
Το συγκεκριμένο εργαλείο είναι δωρεάν, παρέχεται από την Microsoft και αποτελεί ένα εξαιρετικό εργαλείο δημιουργίας λιστών με εργασίες που πρέπει να γίνουν κατά την διάρκεια της ημέρας και όχι μόνο. Προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα όπως
- Ευκολία χρήσης
- Ταχύτατο
- Γρήγορος συγχρονισμός με τις mobile εφαρμογές για κινητά και tablet
- Δυνατότητα οργάνωσης tasks σε λίστες
- Δυνατότητα επιπλέον καταχώρισης πληροφοριών όπως attachments κείμενα κλπ σε κάθε task
Το συγκεκριμένο εργαλείο βοηθάει εξαιρετικά την ομάδα μας στο να ελέγχει απόλυτα και δίχως άγχος τις εργασίες κάθε ημέρας αλλά και ολόκληρης της εβδομάδας σε προσωπικό επίπεδο.
Trello
Το Trello είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο οργάνωσης Project σε απλά βήματα και στάδια, με οπτικό και ξεκάθαρο τρόπο. Είναι ιδανικό για την οπτικοποίηση πληροφοριών αλλά και την γρήγορη οργάνωση ενός project σε στάδια που είναι εύκολο να καταλάβει όλη η ομάδα με μία ματιά.
Τα πλεονεκτήματα του είναι:
- Ευκολία χρήσης
- Οπτικοποίηση της πληροφορίας που βοηθήσει στο να καταλάβει κάθε μέλος μιας ομάδας σε τι στάδιο είναι κάθε Project με μία ματιά
- Δυνατότητα collaboration και διαμοιρασμού ενός Project με άλλα άτομα της ομάδας
- Γρήγορη ανάπτυξη πλάνου υλοποίησης ενός project
Evernote
Το Evernote αποτελεί μια εφαρμογή που έχει σαν σκοπό την συγκέντρωση και οργάνωση υλικού από πολλές πηγές σε ένα σημείο. Λειτουργεί σαν ένα εικονικό σημειωματάριο και μπορεί να φιλοξενήσει μια μεγάλη γκάμα υλικού και περιεχομένου όπως φωτογραφίες, βίντεο, κείμενα αλλά και ολόκληρα άρθρα / σελίδες από το διαδίκτυο. Είναι ιδανικό για έρευνα, mood boards αλλά και συγκέντρωση περιεχομένου για περαιτέρω χρήση, με εύκολο και αποδοτικό τρόπο.
Τα πλεονεκτήματα του είναι:
- Ευκολία χρήσης
- Δυνατότητα διαχείρισης πολλών μορφών περιεχομένου, όπως φωτογραφίες, σκίτσα, κείμενα από άρθρα στο διαδίκτυο, φωνητικές σημειώσεις, PDF και πολλά άλλα
- Διαθέτει εξαιρετικές mobile εφαρμογές για κινητά και Tablets
- Είναι ταχύτατο
- Εξαιρετικά εργαλεία συγκέντρωσης, οργάνωσης και αναζήτησης μεγάλου όγκου πληροφοριών με μερικά κλικ
- Δυνατότητες sharing & Collaboration
Office 365
Η γνωστή σε όλους σουίτα παραγωγικότητας της Microsoft με επιπλέον online cloud δυνατότητες.Οι γνωστές εφαρμογές Word, Excel κλπ είναι διαθέσιμες σαν standalone εφαρμογές για υπολογιστή, σαν apps για κινητά και Tablet αλλά και σαν online εφαρμογές για χρήση μέσω browser. Επιπλέον προσφέρει 1ΤΒ cloud αποθηκευτικού χώρου μέσω της υπηρεσίας OneDrive που προσφέρει απόλυτη συμβατότητα αλλά κα δυνατότητες τηλεεργασίας και collaboration με την σουίτα του Office.
Πλεονεκτήματα:
- Μία άδεια χρήσης, δυνατότητα εγκατάστασης των εφαρμογών μέχρι και σε 5 συσκευές
- Δυνατότητα εργασίας και χρήσης των εφαρμογών σε υπολογιστή, κινητά, tablets αλλά και μέσω Διαδικτύου με την χρήση ενός web browser.
- 1TB αποθηκευτικού χώρου στο cloud για online collaboration, αποστολή αρχείων και τηλεεργασίας
- Εξαιρετικό επίπεδο ασφάλειας
Google Drive
To Google Drive είναι ένας cloud ( online ) αποθυκευτικός χώρος που επιτρέπει την αποθήκευση και διαμοιρασμό οποιουδήποτε τύπου αρχείου. Έτσι μπορεί κάποιος να έχει πρόσβαση σε αρχεία της επιλογής του από οπουδήποτε, μέσω laptop, κινητού ή Tablet.
Πλεονεκτήματα:
- Ευκολία χρήσης
- Δωρεάν 15GB
- Χαμηλό ετήσιο κόστος επέκτασης χώρου στα 100GB
- Ταχύτατο upload , download
- Δυνατότητα διαμοιρασμού αρχείων με τρίτους
- Δυνατότητα collaboration μέσα από κοινόχρηστους με άλλους χρήστες φακέλους
- Ενσωμάτωση μεγάλων αρχείων για αποστολή μέσω Gmail
- Δυνατότητα διαμοιρασμού φακέλων με πελάτες για εύκολη ανταλλαγή αρχείων με αυτούς
Αυτές λοιπόν είναι οι βασικές εφαρμογές και υπηρεσίες που μας επιτρέπουν τα τελευταία χρόνια να δουλεύουμε απρόσκοπτα και να εξυπηρετούμε τους πελάτες μας, οπουδήποτε και αν βρισκόμαστε εμείς, αλλά και οπουδήποτε είναι αυτοί, από την Ελλάδα μέχρι και το Dubai.
Τις αμέσως επόμενες ημέρες θα συνεχίσω να δημοσιεύω πρακτικές συμβουλές για την επιτυχημένη προβολή, προώθηση αλλά και λειτουργία επιχειρήσεων μέσα από τα social media και με χρήση των εργαλείων τεχνολογίας που έχουμε στην διάθεση μας.
Μπες στην ενημερωτική μας λίστα για να λαμβάνεις όλα τα νέα μας άρθρα και συμβουλές, απευθείας στο email σου.
